Las apropiaciones o provisiones de nómina hacen referencia a los pagos o cargas prestacionales que la empresa debe hacer sobre la nómina, que son adicionales a los pagos que le hace al trabajador por concepto de salario, extras, recargos y demás.

Las apropiaciones de nómina, a diferencia de las deducciones de nómina, en su totalidad están a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto.

Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.

Cuando se liquida una nómina, la empresa tiene la obligación de pagar al trabajador inmediatamente los valores liquidados a excepción de algunos que se deben provisionar para pagarlos posteriormente.

 

1). PROVISIÓN PARA LA SEGURIDAD SOCIAL

La empresa o empleador debe pagar parte de la seguridad social de sus empleados, y la otra parte la pagan los trabajadores, y lo que la empresa apropia es la parte que a esta le corresponde.

  • Aportes a salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.
  • Aportes a pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado
  • Riesgos laborales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

2). PROVISIÓN PARA PARAFISCALES

Los aportes parafiscales están a cargo de la empresa en su totalidad, y se liquidan sobre el valor mensual de la nómina de todos sus empleados.

Igualmente debe tenerse presente que no todos los aportes parafiscales se deben pagar, información que encuentra en el artículo sobre exoneración de aportes, enlazado al inicio de este escrito.

  • Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por este concepto.
  • Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.
  • Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.

3). PROVISIÓN PARA PRESTACIONES SOCIALES

La empresa tiene a su cargo el pago de una serie de conceptos que hacen parte de las prestaciones sociales a los trabajadores.

  • Prima de servicios: Por este concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el cálculo de las prestaciones sociales.
  • Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.
  • Cesantías: Por este concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador.
  • Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea el periodo de la liquidación.

Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la contabilización de la nómina.

Los conceptos aquí contemplados se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, según sea el periodo de liquidación y cancelación que cada empresa haya adoptado para la nómina.

Es importante anotar que hay personas naturales y jurídicas exornadas de cancelar el aporte de Salud, al ICBF y al SENA; estas deberán cumplir con unos requisitos específicos establecidos por Ley.